Tā kā mūsdienu darba vieta turpina attīstīties, tāpat notiek arī smalkā projektu vadības māksla. Pagājuši ir dienas, kad pastkartes tiek pārvietotas pa tāfeles; uzņēmumi tagad meklē visefektīvākos un rentablākos rīkus, jo tie cenšas pilnveidot savu darbplūsmu un vairāk gūt labumu no mazāk paveiktā.
Projektu vadības programmatūra iezīmē visas šīs rūtiņas. Neatkarīgi no uzņēmējdarbības vai plašākas nozares, to var viegli pielāgot un pielāgot, lai tas atbilstu jebkuras organizācijas prasībām. Tomēr, protams, dažas komandas var vilcināties. Pretestība pārmaiņām ir cilvēka daba, un, ja ir peļņas normas, kas ietekmē rezultātu, bizness, visticamāk, apšauba, kāpēc viņiem vajadzētu izmantot noteiktu instrumentu.
Tomēr daudzajām īpašās programmatūras lietošanas priekšrocībām vajadzētu mazināt šīs bailes. Šajā rakstā mēs apskatīsim dažas no šīm priekšrocībām un apspriedīsim to pozitīvo ietekmi uz jūsu biznesu. Tātad, ja vien jums nav pārlieku daudz pastmarku, kas pārpludina noliktavu, lasiet tālāk…
1. Vienkāršāka sadarbība
Daudzi uzdevumi pārklājas ar nodaļu un atrašanās vietu robežām, un dažreiz katram komandas loceklim var būt grūti apzināties notiekošo ārpus tiešā loka. Par laimi, projekta vadības rīks noliedz šo jautājumu tieši pie nūjas; Piemēram, Wrike nodrošina aktīvu aktivitāšu straumi, kas citiem komandas locekļiem ļauj uzzināt, ar ko jūs strādājat, vienlaikus ir arī tūlītējās ziņojumapmaiņas funkcija visiem nagging jautājumiem.
Tā rezultātā uz programmatūru balstīta pakalpojuma ātrais un reāllaika raksturs ļauj komandām nemanāmi sadarboties, izvairoties no iespējamām komunikācijas problēmām. Tas var arī pārtraukt šīs satraucošās “atjaunināšanas” sanāksmes, lai uzkrātu ikviena progresu; īpaši ērts ieguvums, kad laiks un pacietība ir īpaši dārgi.
2. Labāks plānojums
Sekot projekta pagrieziena punktiem var būt sarežģīti, jo īpaši tāpēc, ka katram komandas loceklim ir jāzina, kas un kad jāpabeidz. Lai to apkarotu, sadarbības programmatūra var izmantot skaidras un viegli izpildāmas Ganta diagrammas projekta laika grafikā, kuras pēc tam var pastāvīgi atjaunināt. Tas ir ļoti noderīgi, ja lietas nenovēršami mainās brīdī, kad notiek brīdinājums, un resursi ir jāpārvieto.
Tas arī ļauj virtuālajiem vadītājiem skaidrā un pieejamā veidā īstenot instrukcijas, vizuāli parādot atsevišķus uzdevumus un ļaujot visiem uzzināt, kur viņi atrodas, noklikšķinot uz pogas. Tas nodrošina, ka starp aizņemtā projekta vispārējo haosu slikto organizāciju nevar izmantot kā attaisnojumu termiņa nokavēšanai.
3. Labāka komunikācija ar klientiem
Mēs visi esam tur bijuši: konferences saruna plkst. 10:00 ar klientu, kas faktiski sākas plkst. 10.15, jo trūkst istabu (kam seko vēl viena 15 minūšu aizkavēšanās, jo klientam ir piešķirta nepareiza iezvane). Papildus tam, ka liekas, ka jūs izrādāties mazāk kā profesionāls, tas ir arī neefektīvs un laikietilpīgs process.
Izmantojot tiešsaistes mākoņa programmatūru, šai sāgai nav jānotiek. Klienti var piekļūt jūsu darba dēlim un viegli redzēt jūsu gaitu; pēc tam viņi var sniegt atsauksmes un veikt labojumus attiecīgajās jomās - viss, kas viņiem nepieciešams, ir parole un lietotājvārds. Lielajā lietu shēmā tas ļauj daudz efektīvāk izmantot jūsu un klienta laiku.
4. Vieglāk deleģēt uzdevumus
Vadītājiem tas var būt ļoti laikietilpīgs, veicot uzdevumus indivīdiem, it īpaši lielākiem projektiem, kas ietver citus departamentus un vietas. Tā vietā, lai katru personu informētu atsevišķi, uzdevumu var vienkārši ievietot projekta laika skalā un norīkot attiecīgajam komandas loceklim kopā ar rūpīgām instrukcijām.
Tas atvieglo dzīvi visai komandai, kura vienkārši var pārbaudīt programmatūru, lai redzētu, ko viņi it kā dara un kad tas ir jādara - efektīvs un laiku taupošs ieguvums visiem.
5. Budžeta vadība
Tas ir vēl viens elastīgas un daudzfunkcionālas programmatūras sistēmas bonuss, īpaši vadītājiem, kuriem ir jāseko līdzi projekta izmaksām un jāpārliecinās, ka tā nav spirālveidīga. Kam ir reāli kvantitatīvi pierādījumi par to, kurš darbinieks un cik stundu ir izdarījis, tie, kas kontrolē budžetu, reālajā laikā var redzēt izmaksas un noteikt, kur tiek tērēts pārāk daudz naudas.
Tas, savukārt, var būt par pamatu lēmumiem, kas virzās uz priekšu, ļaujot vadītājiem vajadzības gadījumā pielāgot vai stundas sadalīt atšķirīgi. Fiskālās atbildības nozīmīgumu bieži var aizmirst, kad galvenā uzmanība tiek pievērsta pašam projektam, un tas ir viens no smalkākajiem ieguvumiem, ko sniedz uzticams projekta vadības rīks.
6. Dokumentu koplietošana un piekļuve
Viena no pievienotajām priekšrocībām, ja viss tiek centralizēts vienuviet, ir lielāka kontrole, kāda lietotājiem ir dokumentiem. Neatkarīgi no tā, ka tos nevar pazaudēt vai nepareizi novietot, sistēma arī ļauj lietotājiem izsekot jebkurām modifikācijām vai iesniegumiem, kā rezultātā palielinās atbildība un pārskatāmība attiecībā uz to, kurš ir mainījis to, kas atrodas konkrētajā dokumentā.
Tas ir arī praktiski, jo komandas locekļi var viegli atrast dokumentus, bez nepieciešamības pārvietoties pa koplietošanas diskdziņiem vai lūgt saites. Tas ir īpaši ērti, ja lietotājs gaida atjauninātu faila versiju vai arī jūs pamanāt pēdējā brīža klienta sapulci un ātri piekļūstat.
Abonēt
Pierakstieties mūsu biļetenā, lai iegūtu vairāk satriecoša satura un saņemtu 20% atlaidi mūsu karjeras pārbaudei!
Abonēt7. Standartizēti procesi
Kā jau tika skarts, viens no galvenajiem ieguvumiem, ko sniedz projekta vadības programmatūra, ir tas, ka visi lietotāji atrodas vienā lapā. Tas attiecas arī uz jūsu procesiem, jo visiem, veidojot un rediģējot dokumentus, ir jāsniedz viena un tā pati informācija un jāizmanto vienas un tās pašas veidnes.
Lai gan tas var likties virspusēji, ir svarīgi visu standartizēt un pārliecināties, vai katram dokumentam ir vienāds izskats un izjūta. Tas ne tikai šķiet profesionālāk, bet arī palīdz radīt konsekvenci un vienotību visā pasaulē, jo visi darbojas vienādi.
8. Integrējiet jauno komandu dalībniekus
Kāda iesaistīšana projektā pusceļā var būt biedējoša pieredze abām pusēm, jo informācijas un konteksta bagātība ir jāizskaidro un jāapgūst ļoti īsā laikā. Izmantojot ērti lietojamu rīku, visi jaunie komandas papildinājumi var skaidri pārskatīt projekta gaitu jau no paša sākuma, kā arī visas virziena izmaiņas visa ceļa garumā. Tas nozīmē, ka viņi bez piepūles var iesaistīties komandā, pieprasa minimālu integrāciju un uzreiz var dot efektīvu ieguldījumu.
9. Tālvadība
Daudzi vadošie uzņēmumi tagad piedāvā elastīgu un attālinātu darbu; sadarbības programmatūra ļauj darbiniekiem to izdarīt efektīvi, nenodaloties no komandas.
Tas ir tāpēc, ka projektu vadītāji var būt pārliecināti, ka uzdevumi joprojām tiek veikti bez fiziskas pārbaudes, turpretim lietotājiem mājās ir visi nepieciešamie resursi pa rokai; viss, kas nepieciešams, ir uzticams interneta savienojums. Darbavietā, kas ir arvien progresīvāka un atvērta pārmaiņām, šis darba veids, visticamāk, tuvākajā nākotnē kļūs izplatītāks - šai programmatūrai jābūt tās centrā.
Kā redzat, projektu vadības rīku izmantošanas plusi ir neapstrīdami. Saskaroties ar sarežģītiem uzdevumiem, kas sastāv no liela, bieži izkliedēta darbaspēka, vislielākās bažas rada tas, kā rīkoties ar organizāciju, deleģēšanu un komunikāciju. Sinerģiskā programmatūra šos jautājumus risina viegli.
Rūpējoties par loģistiku, tas ļauj vadītājiem koncentrēties uz patiesu projekta vadīšanu, kamēr darbinieki precīzi zina, kas un kad viņiem jādara; rezultātā process kļūst bez piepūles, un pozitīvs gala rezultāts var būt apmierināts ar visām pusēm.
Izmantojot savu pasaules klases programmatūru, Wrike ir devusi pilnvaras dažiem no atpazīstamākajiem uzņēmumiem pasaulē un turpina radīt novatoriskus risinājumus. No plānošanas līdz piegādei to rīks ļauj biznesa komandām sasniegt savus projekta mērķus, izmantojot viegli lietojamu un loģisku saskarni; viņu vismodernāko programmatūru tagad izmanto vairāk nekā 15 000 organizāciju visā pasaulē.
