Sniedziet pietiekamu paziņojumu
Saskaņā ar Kalifornijas universitātes teikto, jūs varat izteikt aizrādījumu par nolaidu darbinieku, nosūtot piezīmi kā paziņojumu darbiniekam, ka viņa vai viņas sniegums neatbilst kādai paredzētai sastāvdaļai. Jūs varat izteikt šo aizrādījumu, ja darbinieks neuzrāda izmaiņas pēc neformālas uzraudzības konsultēšanas, lai palīdzētu viņam uzlabot nepieciešamo sniegumu. Paziņojums vēlāk var kalpot kā dokumentācija, kas jums nepieciešama, lai atlaistu darbinieku, ja viņš vai viņa nesaglabā darbu pēc tam, kad visas juridiskās darbības ir izsmeltas.
Norādiet darbības gaitu
Norādiet uz memorandu kā disciplināru piezīmi, lai vēlāk izvairītos no juridiskām problēmām ar arodbiedrībām. Skaidri norādiet piezīmes rakstīšanas iemeslu. Atcerieties memoārā iekļaut darbinieka atbildes, taču izvairieties koncentrēties uz viņa atbildi. Tā vietā pievērsiet uzmanību politikas vai procedūras atkārtošanai piezīmē. Izsakot, ko jūs sagaidāt no sava darbinieka, jūs izvairīsities no disciplinārās darbības, ja darbinieks ievēro noteikumus. Daudzās situācijās būtu nelikumīgi izdalīt disciplīnu, neievērojot citas procedūras vai kanālus.
Saglabājiet privātumu
Uztveriet piezīmes kā personiskas, konfidenciālas lietas. Pārliecinieties, ka jūs to sniedzat tikai iesaistītajam darbiniekam. Ja iespējams, jums ir jāiesniedz arī kopija viņa arodbiedrības pārstāvjiem un jāglabā cita kopija darbinieka personāla failā turpmākai atsaucei. Tomēr jums jāpārliecinās par savas operācijas arodbiedrības stjuartiem, vai jums ir jāsaglabā šādu sarunu vai sanāksmju pierādījumi. Viņi var lūgt tiesību normu, kas ļauj klientam saspiest rakstisku atbildi uz piezīmi, pirms jūs to iesniedzat.
Izmantojiet nozīmīgu formulējumu
Savā saziņā izmantojiet spēcīgu formulējumu, kas attiecas uz rājienu vai oficiālu rakstisku paziņojumu. Norādiet, vai apsūdzat darbinieku nekompetencē, nepakļāvībā, nepareizā rīcībā vai pienākuma neievērošanā. Tās ir visas nopietnās frāzes, kuras jūs varētu izmantot oficiālajās disciplinārlietās, ja darbinieka atlaišana tiek apstrīdēta vēlāk. Ja jūsu piezīmē ir daudz eifēmismu, jums, iespējams, vajadzēs pārliecināt disciplinārlietu komiteju, ka darbinieka izdarītais pārkāpums attaisno viņu. Jums jānorāda kļūda, nenorādot vārdus. Jūs varat norādīt, ka noteikta darbība tiks veikta, ja darbinieks neievēro noteikumus vai saskaņoto darbības virzienu.
Rakstot memorandu, tiek novērsts civilprasības risks un tas ir atgādinājums abām pusēm par saskaņotajiem jautājumiem. Salīdzinājumā ar mutiskiem aizrādījumiem piezīmes var būt noderīgas, ja nepieciešami pierādījumi. Tie ir arī formālāki un standarta saziņas veidi biroja vidē.
