Bet vai tas ir neizbēgami, ka jūs sagraus projekta svars?
Ne tad, ja jūs izmantojat labākos trikus un izpildāt pareizo stratēģiju, kas ir pielāgota uzņēmuma īpašajām un unikālajām vajadzībām.
Šeit ir 10 projektu vadības padomi, kas jāzina katram jaunam (un pieredzējušam) vadītājam.
1. Izveidojiet organizācijas cerības
Pirms liela projekta uzsākšanas jūs varat palīdzēt uzņēmumam izteikt reālas cerības, virkni darbību, lai nodrošinātu, ka komanda pabeidz projektu laikā un budžetā. Šādi rīkojoties, organizācija var nodrošināt ilgtspējīgas priekšrocības salīdzinājumā ar nozares konkurentiem un iekļaut šo stratēģiju ilgtermiņa plānošanā.
Galvenais jautājums ir: kā uzzināt, kas ir uz realitāti balstītas cerības?
Šeit rodas jūsu projektu vadības prasmes, jo tagad jūs varat ieviest dažādas metodes:
- nolīgt un saglabāt pareizo talantu ar atbilstošām prasmēm
- izmantot tehnoloģisko risinājumu priekšrocības
- eksperimentēt ar ieguvumu realizācijas vadību
- pieņemt veiklas procedūras (skatīt zemāk)
- savienot stratēģijas sagatavošanu ar vadības izpildi.
Atkarībā no tā, kur stāvat uzņēmumā, jūs varētu arī ieteikt Enterprise Project Management vai EPMO. Šis ir centralizēts biznesa rīks, kas mazina plaisu starp stratēģiju un uzņēmumu, izmantojot daudzveidīgu atbalsta mehānismu klāstu korporatīvajai pārvaldībai un projektu portfeļa pārvaldībai.
2. Definējiet kritiskos atskaites punktus
Katru projektu nosaka mirkļi, veiklu darbību virkne, kas galu galā novedīs pie gatavā produkta. Neatkarīgi no tā, ar kādiem centieniem jūs strādājat, visa šī lieta ar prieku balstīsies uz divām lietām: galvenajām fāzēm un apakšfāzēm.
Primārās fāzes sastāv no sākuma, plānošanas, izpildes un slēgšanas. Apakšfāzes ir mazas lietas, kuras jūs koordinējat ar savu komandu, sākot no klientu vajadzību izpratnes līdz datu apkopošanai un beidzot ar tehnisko dokumentu rakstīšanu. Šī ir veiksmīgas projekta vadības personifikācija.
Pierakstiet katru svarīgo pavērsienu, jo tas kalpos kā efektīvs rādītājs, ja jūs un jūsu komanda gūsit panākumus.
3. Izpētiet projektu smalkākos punktus
Vienīgais veids, kā māju uzbūvēt, ir spēcīgs pamats. Tas pats attiecas uz projektu plānošanu; ja rūpīgi neizskatīsit smalkākus punktus, jūs neradīsit pārliecinošu projektu. Tāpat kā māja bez zvaigžņu pamatiem, jūsu projekts vicināsies, nogrims un neizbēgami eksplodēs.
Tātad, lai pārliecinātos par plānošanas efektivitāti, pārvaldībā jāiekļauj šie triki:
- definēt klientu mērķus
- ieskicējiet uzņēmuma mērķi
- identificējiet projekta ieinteresētās puses
- saprast, kas ir viņu intereses
- zināt viņu cerības no sākuma līdz beigām.
Vēl viena lieta: padziļinātā projekta stratēģijā jāietver katra komandas locekļa lomas un atbildība. Kas mūs ved pie nākamā punkta.
4. Nosakiet komandas dalībnieku stiprās un vājās puses
Kā sakot, jūs esat uzņēmums, kuru uzturat. Šis vecais izteikums attiecas pat uz vadību!
Uzņēmumi izdzīvo un plaukst, parādot savu darbinieku stiprās puses un slēpjot savas vājās puses. Deleģējot uzdevumus, uzdevumus un atbildību, jums ir jāpieņem tāda pati mentalitāte.
Labi runājot par beisbola analīzi, menedžeri pirms spēles noteiks, kurš un ar ko izceļas. Uzvelciet lodīšu vāciņu un redziet, kur jūsu plānos iekļaujas Sallija inženiere, Džonijs valodnieks, Bilijs Tehniskais vednis un Sūzija Numura griezēja.
Padoms: šiem segvārdiem vajadzētu pateikt visu, kas jums jāzina!
5. Uzturēt plašu komunikāciju
Komunikācija, komunikācija, komunikācija. Šī ir profesionāla prasme, kuras daudziem trūkst mūsdienu ārkārtīgi konkurētspējīgajā un sīvajā darba tirgū.
Lai vadītu projektu bez traucēkļiem, nepieciešama efektīva komunikācija starp visām iesaistītajām pusēm: klientiem, ieinteresētajām personām, komandas locekļiem un projekta vadītājiem. Ja komunikāciju arēnā rodas kāda problēma, tad notiks neredzīgi uzbrukumi, jautājumi “Nu, tu man to neteici!” vai “Jā, labi, jums vajadzēja man to pateikt!”.
Galu galā sakaru līnijām vienmēr jābūt atvērtām, pastāvīgi nodarbinātām un gatavām lietošanai.
Tātad, kā nodrošināt, ka komunikācija darbojas pareizi? Šeit ir daži padomi:
- rakstiet projekta statusa atskaites, saglabājot visus vienā lapā par visām jaunākajām norisēm
- rīkot vispārīgas komunikācijas sanāksmes katra darba nedēļas sākumā un beigās
- uzturēt atvērto durvju politiku, lai ikviens, kam rodas jautājumi vai bažas, varētu brīvi runāt
- Atbrīvojieties no nepieciešamības pēc principa, jo iespējams, jūs aizmirsīsit, ko tas veido.
Neefektīva komunikācija bieži izraisa projekta neveiksmes, novēlotu iesniegšanu un, iespējams, pārsniegs budžeta limitus.
Abonēt
Pierakstieties mūsu biļetenā, lai iegūtu vairāk satriecoša satura un saņemtu 20% atlaidi mūsu karjeras pārbaudei!
Abonēt6. Motivējiet savu komandu
Labas vadības atribūts ir vadība.
Kas ir laba vadība? Pirmkārt, spēja motivēt savus padotos. To var būt grūti sasniegt, jo ne visus motivē vieni un tie paši vārdi, fiziskās izpausmes, korporatīvie mērķi un idejas. Jūsu pienākums ir atteikties no visiem piemērota principa un pielāgot savu vadības stilu katrai personai uz klāja.
Šeit ir dažas idejas, kas jāņem vērā:
- parādiet atzinību saviem darbiniekiem ar biroja ballītēm, dāvanu kartēm, konkursiem un verbālu uzslavu
- piedāvāt iespējas attīstīt savas prasmes un attīstīties uzņēmumā
- sazināties godīgi un regulāri; darbinieki ienīst atrašanos tumsā un minēšanas spēles spēlēšanu
- sekmēt attiecības starp vecākajiem vadītājiem un sākuma līmeņa darbiniekiem
- veicināt neatkarību un nodrošināt darbiniekiem iespēju pašiem sevi pārvaldīt.
7. Nodarbinātības budžeta vadības prasmes
Vai jūsu projekts tiks virzīts, pāriet uz nākamo posmu un tiks pabeigts? Jūs vēlaties pateikt “jā”, bet tas ir atkarīgs no budžeta.
Protams, lielai starptautiskai korporācijai būs milzīgi resursi, lai projektu realizētu. Tomēr lielākā daļa uzņēmumu - gan lieli, gan mazi - savelk jostas un darbojas ierobežotā dolāru apjomā [vai šeit ievada izvēlēto valūtu]. Tas var radīt lielu spiedienu uz projekta vadītāju un sabojāt visu, ko viņš vai viņa ir iecerējis līdz šim.
Vai tas tomēr ir jādara? Nē. Kamēr jūs ieviesīsit šos piecus rīkus, jūs varēsit kontrolēt:
- vienmēr ņem vērā spontānu uzbrukumu vai pārsteigumu izmaksas
- iedomājieties to, kas ieinteresētajām personām patiešām ir vajadzīgs un vēlas
- pārliecinieties, ka visi tiek saukti pie atbildības, kā arī tiek informēti par visām izmaiņām
- izstrādā galvenos darbības rādītājus (KPI), kas tiecas sasniegt ilgtermiņa mērķus
- ja nepieciešams, pārskatīt, pārskatīt un pārskatīt.
Atcerieties: ja jūs pārvaldīsit santīmus, dolāri sekos.
8. Turpiniet sanāksmes organizēt un koncentrēt
Sanāksmi ir ieskauj daudz negatīvas preses. Ir vienprātība par to, ka sanāksme ir laika izšķiešana un tiem, kas vada šos pulkus, patīk dzirdēt sevi runājam un kliegt platitudes stundu vai divas.
Bet kāpēc mētāt bērnu ar vannas ūdeni? Ne tik daudz, ka sapulce ir nelabvēlīga uzņēmējdarbībai; tas ir tas, ka tas netiek pareizi izmantots.
Kā projekta vadītājs, kurš ir pārāk aizņemts, lai izdibinātu klišejas - dodot 110%, mainot paradigmu un domājot ārpus loga -, jūs vēlaties, lai jūsu sanāksmes būtu padziļinātas, bet uz vietas. Tas sasaucas ar iepriekšējo punktu arī par komunikāciju.
Katras tikšanās mērķis ir apspriest pāris tēmas, kuras var sasniegt, paliekot organizētai un koncentrētai. Šīs 45 minūšu ilgas tikšanās beigās jāuzdod viens jautājums: vai visi zina, par ko bija šī sanāksme?
9. Izmantojiet programmatūras rīkus
Suns vairs nav cilvēka labākais draugs. Tā ir tehnoloģija.
Biznesa pasaule ir paveicis neticamu darbu, pielāgojoties mainīgajiem apstākļiem, attīstot digitālos rīkus un maksimāli izmantojot šīs iespējas, lai iegūtu maksimālu peļņu. Protams, ir daži novirzes, taču vairums uzņēmumu izmanto jaunāko un labāko aparatūru un programmatūru, lai paveiktu darbu.
Arī jūs kā projekta vadītājs to varat izdarīt.
Tur ir daudz programmatūras, kas var papildināt jūsu pārvaldības stilu. Labākā programma ir kaut kas tāds, kas apvieno ekosistēmā sadarbību, laika pārvaldību, komunikāciju, plānošanu un dokumentu koplietošanu.
Neesat pārliecināts, ko lietot? Šie ir daži budžetam draudzīgi ieteikumi (bezmaksas ar jaunināšanas iespēju), un tiem ir plašs programmatūras priekšrocību klāsts:
- Trello
- Lieki
- Bāzes nometne
- Wrike
- Podio
10. Veiciet pārskatu, kad esat pabeidzis
Noslēgumā ir svarīgi veikt izsmeļošu projekta pārskatu. Mēs nerunājam tikai par gatavā produkta uztveršanu un katra mērķa, vajadzības un uzdevuma izpildes nodrošināšanu. Tā vietā jums būs jāpārbauda katrs posms, jānovērtē katrs apakšfāze un jāveic projekta vadības iemaņu pārbaude (vai tās bija labākās, kādas tās varētu būt, vai arī ir kādas iespējas uzlabot?).
Pārskatot sākumu, plānojot, izpildot un noslēdzot, jūs varat kaut ko uzlabot, saglabāt tā efektivitāti vai noteikt vislabāko rīcību.
Un jūs zināt, ko? Tas ir labākais mācību līdzeklis no viņiem visiem.
Eksperti projektu vadītājus ir pielīdzinājuši klasiskajiem diriģentiem. Orķestra direktors palīdz ikvienam vijolniekam, čellistam un tromboņam sekot un izpildīt katru noti detalizētā partitūrā. Projekta vadītājam uz pasaules pleciem būs pasaules svars, taču šāda veida spiediens ir tas, kas veidos vai izjauks karjeru.
Vai jūs būsit līdzīgs Ikaram un pacelsities debesīs tikai tāpēc, lai saules dēļ redzētu, kā spīd jūsu liesmas? Vai arī jūs sevi modelēsit kā Nike, grieķu dievieti, un kā veiksmes personifikāciju?
Kādus citus projekta vadības padomus jūs vēlētos dalīties ar mums? Pievienojieties sarunai zemāk!
